7 ways online meetings make remote workers more productive
 

7 maneras en que las reuniones en línea aumentan la productividad de los teletrabajadores

No se puede negar que las conferencias telefónicas, de vídeo o de voz, han sido objeto de numerosas críticas. Solía pensarse que las reuniones cara a cara eran la mejor opción. Pero, tal y como está descubriendo Stuart Constable, las reuniones en línea para teletrabajadores pueden dar mejores resultados que las que se celebran en persona. Siempre y cuando se cuente con la tecnología adecuada, las reuniones virtuales pueden ahorrar tiempo y contribuir a aumentar la productividad.

«Hola. Encantado de saludarle. ¿Me oye bien? Sí, sí, le oigo bien. Perfecto. Bueno, ¿cómo lo lleva?»

Te suena, ¿verdad? Muchos venimos utilizando algo similar desde hace algún tiempo, ahora que solo nos podemos reunir por videoconferencia o  videollamada.

Cuando trabajábamos desde la oficina, solíamos ver este tipo de reunión como una molestia. Quizás el arte de celebrar reuniones digitales efectivas requiera práctica, no solo en las oficinas sino en la sociedad en su conjunto. Ya hemos aprendido a mejorar el sonido, o la conexión wifi en casa y a lidiar con que las personas se interrumpan.

La pregunta es: ¿De verdad son mejores las reuniones cuando trabajamos en remoto? Es decir, ¿son más efectivas? ¿Hemos avanzado en nuestra capacidad como personas para interactuar a través de pantallas y auriculares?

 

Aquí os dejo una lista completamente personal de lo que creo que ha sucedido ahora que las reuniones en persona no son una opción:

  1. Las reuniones son más breves porque los participantesestán más concentrados (las pantallas no animan a ponerse de cháchara).
  2. Se presta más atención. Parece que las pantallas y los auriculares nos transportan de lleno al espacio virtual y hay que concentrarse porque el sonido de los demás no siempre es el mejor.
  3. Además, si no eres uno de los participantes principales, puedes silenciar el micrófono y apagar el vídeo para seguir la reunión pero realizar otras tareas al mismo tiempo.
  4. Se pueden tener reuniones más rápidas y productivas porque no es necesario reservar salas.
  5. Las propuestas de actuación adoptadas en las reuniones no se pierden entre las tareas del día a día porque los chats nos ayudan a continuar la conversación.
  6. Se mantienen menos reuniones casuales e innecesarias. O es necesario celebrar una reunión o no lo es, así de simple.
  7. Es más fácil abandonar la reunión. Por algún motivo, no está mal visto que los participantes cuelguen cuando ya no se requiere su presencia (levantarse y dejar la sala es otra historia).

 

Como decía, es un punto de vista totalmente personal, pero he hablado con compañeros y amigos que coinciden conmigo.

 

Hasta ahora, una de las principales objeciones a la idea del teletrabajo había sido la productividad. Pero lo cierto es que el haber mejorado nuestras opciones de obtener información según la vayamos necesitando podría haberla aumentado.

Ahora, los trabajadores disponen de más tiempo para completar tareas que cuando trabajan desde la oficina, ya que no lo pierden en reuniones que se acaban alargando. Por otra parte, ahora que estas son más fáciles de organizar y más efectivas, se tarda menos en tomar decisiones y elaborar planes .

Las estadísticas me avalan. Este estudio de Airtasker de 2020, por ejemplo, revela que los empleados remotos trabajaron una media de 1,4 días más al mes (16,8 días más al año) que los empleados en oficinas.

Una cosa que me ha quedado clarísima es que la tecnología debe ser la adecuada. Según un informe de Valoir de mayo de 2020, los trabajadores pasan, de media, el 3 % de la jornada laboral lidiando con problemas técnicos.

Yo utilizo un ThinkPad X380 Yoga y esta es una entrada para el blog de Lenovo, así que no es de extrañar que diga que es una solución excelente. Pero créeme que lo es; y, combinada con otras tecnologías complementarias, ofrece ese nivel de facilidad y funcionalidad que hace que las reuniones en línea sean verdaderamente eficaces.

Por ejemplo, ThinkSmart View es un dispositivo realmente optimizado para las reuniones en línea. Se trata de una pequeña y útil extensión para el ordenador dedicada exclusivamente a la comunicación y a tareas de gestión básicas.

Permite hacer videollamadas y llamadas de voz sin ocupar la pantalla principal, de modo que se pueda seguir utilizando para realizar tareas productivas. Por un lado, incluye funciones inteligentes como el inicio con solo toque para Microsoft Teams; por otro, el micrófono y los altavoces integrados ofrecen una gran nitidez, tanto para ti como para aquellos a quienes te diriges.

Yo no me dedico a predecir cómo cambiará el mundo cuando vuelvan a abrir las oficinas, pero no me sorprendería que el teletrabajo se generalizara mucho más en los próximos años.

Para muchas empresas y sus empleados, las ventajas económicas no son nada desdeñables (basta con fijarse en los gastos de transporte). Si se confirman mis sospechas y descubren que la productividad aumenta considerablemente, el modelo de negocio será incontestable.

En otro orden de cosas, ¿dónde habré dejado las galletas?