Where does the time go? How to find extra hours in the day with technology
 

¿En qué se nos va el tiempo? Cómo ganarle horas al día con la tecnología

Nos pasa a todos: levantamos la vista del escritorio y, de repente, ya es mediodía y sentimos que no hemos hecho nada de provecho. Con los avances tecnológicos de hoy en día, sorprende que la vida laboral moderna nos dificulte el sacar el trabajo adelante, pero a veces pasa —sobre todo en las pequeñas y medianas empresas (pymes) —. ¿A qué se debe esto? Huelga decir que la vida de oficina está llena de pequeñas distracciones (el ruido de la cafetera, ponerse al día con los compañeros…), pero esa sensación de no haber hecho tanto como nos habría gustado no ha desaparecido ahora que nos hemos adaptado a trabajar desde casa. Esto parece deberse a cómo organizamos nuestras tareas diarias y a cómo pasamos de una a otra.

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Muchas veces, disponer de herramientas concebidas para aumentar la productividad conlleva que se nos asignen más tareas, y a la vista está que en las empresas pequeñas la mayoría de los empleados desempeñan funciones varias, con sus correspondientes listas de tareas específicas. Esto significa que, para la mayoría de nosotros, realizar varias tareas a la vez es una condición sine qua non si queremos sacar el trabajo a tiempo.

Sin embargo, puede ser contraproducente. Un estudio reciente constata que, de media, tardamos 23 minutos en pasar de una tarea a otra y, en ese tiempo, realizamos dos o más actividades antes de volver a la que habíamos interrumpido.[1] En términos generales, parece ser que los trabajadores pueden perder más de dos horas al día simplemente por pasar de una tarea a otra.[2] De ahí viene esa sensación de «¿En qué se me habrá ido a mí la mañana?».

El problema es que el nivel de distracción que causa el cambio de tareas implica que tenemos que trabajar más y durante más tiempo para acabar todo lo que tenemos que hacer. Otros estudios revelan que el 51 % de los propietarios de pequeñas empresas no tienen tiempo para ellos mismos[3] y que el 28 % de los trabajadores se sienten quemados en el trabajo.[4]

Parece que, para resolver este problema, las pymes deben buscar la manera de reducir el tiempo que los empleados dedican a recuperar la concentración. De este modo, tendrán más para sacar el trabajo adelante, lo que a su vez reduciría la sensación de agotamiento, aumentaría la productividad y les permitiría tener más tiempo para ellos. Hay cosas que pueden probar por sí mismos, como fijarse de antemano las horas a las que cambiarán de actividad, para que su productividad no se resienta, o cerrar el correo mientras realizan cierta tarea para evitar posibles distracciones. Pero en este artículo nos centraremos en cómo la tecnología adecuada puede ayudar a las pymes a ganarle horas al día.

Lo cierto es que, hoy en día, la tecnología genera o intensifica las distracciones que se presentan a lo largo de la jornada laboral. Notificaciones de correo que nos interrumpen, complicaciones al intentar unirnos a una videoconferencia, los retrasos cuando el ordenador tarda en arrancar justo cuando tenemos que iniciar una reunión o un trabajo importante... A la mayoría de nosotros, todo esto nos resulta muy familiar.

De hecho, los problemas relacionados con la tecnología (p. ej. tiempos de carga prolongados, sistemas obsoletos o dispositivos que no terminan de arrancar) supusieron la principal fuente de distracciones para el 38 % de los participantes en una encuesta reciente realizada por RescueTime. Y no hace falta decir que esos problemas nos atrasan con nuestras tareas, ya que perdemos tiempo al teléfono con el equipo técnico.[5] Algo tan sencillo como cambiar los dispositivos de tu empresa por otros modernos y actualizados, como el ThinkBook Plus, puede ayudar muchísimo a reducir las distracciones y a pasar de una tarea a otra de forma eficaz.

Replantearte tu servicio de asistencia técnica también te puede ayudar a recuperar tiempo cada día. Con un servicio de asistencia como Lenovo Premier Support, a cargo de profesionales altamente cualificados y familiarizados con tu negocio y tus dispositivos, pasarás menos tiempo al teléfono y más haciendo cosas productivas.

Las funciones de la tecnología que tú y tus empleados usáis también pueden repercutir en la cantidad de distracciones que os hacen perder tiempo a diario. El ThinkBook Plus, por ejemplo, incorpora una pantalla de tinta electrónica en la tapa que filtra todas las notificaciones excepto las más importantes y se puede usar para tomar notas rápidas que se convierten en texto al momento y para realizar revisiones y anotaciones sin otras aplicaciones y ventanas que te distraigan. También tiene teclas específicas de videollamada para que no tengas que perder tiempo buscando la ventana correcta para responder una llamada entrante de Skype o Microsoft Teams.

También es importante tener en cuenta factores como la autonomía de la batería, para no quedarte sin ella justo cuando no aparece el cargador, y la potencia de procesamiento, para poder realizar varias tareas a la vez sin que el equipo se ralentice o se quede colgado.

En principio, puede que el mero hecho de pensar en sustituir tus dispositivos y tu software te eche para atrás y que creas que es algo que no te puedes permitir en estos momentos en que Europa sale poco a poco del confinamineto. Pero si echas cuentas a las horas de trabajo que puedes recuperar ayudando a tus empleados a reducir el tiempo que pierden por culpa de las distracciones o al pasar de una tarea a otra, verás que la inversión se puede amortizar en poco tiempo.

En nuestra página de aterrizaje, obtendrás más información sobre cómo Lenovo puede ayudar a tu empresa a ganarle horas al día.

 

[2] Fuente: Por ejemplo: Bergman, P. (20 de mayo de 2010). How (and why) to stop multitasking. Harvard Business Review, Joshua Rubinstein, Jeffrey Evans y David Meyer, 2001