Where does the time go? How to find extra hours in the day with technology
 

Productivité : trouver les bonnes technologies face à l’inexorable fuite du temps

Il est midi, vous détachez enfin les yeux de votre écran et vous avez le sentiment de n’avoir rien fait de votre journée. Nous sommes tous passés par-là. Malgré les progrès technologiques, nos environnements de travail peuvent parfois se révéler contre-productifs, en particulier dans les PME. Comment l’expliquer ? Certes, la vie de bureau est pleine de petites distractions, de la machine à café aux bavardages entre collègues. Mais ce ne sont sûrement pas les seuls facteurs puisque cette sensation de surplace perdure malgré la mise en place du télétravail. La cause pourrait donc plutôt résider dans la façon dont nous gérons nos tâches au quotidien et dans notre art de jongler entre chacune d’elles.

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Les outils dits « de productivité » tendent à allonger toujours plus la liste de tâches qui nous sont confiées. Cela est d’autant plus vrai dans les petites entreprises où la plupart des salariés portent plusieurs casquettes, chacune apportant son lot de tâches qui lui sont propres. Ainsi, pour la plupart d’entre nous, le multitâche n’est pas une question de choix, mais un impératif incontournable si nous voulons que tout soit fait en temps et en heure.

Toutefois, cette pratique peut s’avérer contre-productive. Une étude récente a montré qu’en moyenne, il nous faut 23 minutes pour passer d’une tâche à une autre, et que dans ce laps de temps, nous intercalons deux activités ou plus.[1] Au final, les salariés pourraient ainsi perdre plus de deux heures par jour à simplement changer de tâche.[2] On comprend alors mieux ce sentiment de n’avoir « pas vu la matinée passer ».

Le problème avec le multitâche, c’est qu’il oblige les salariés à travailler plus dur et plus longtemps pour finir leur journée. D’autres études ont révélé que 51 % des dirigeants de petites entreprises n’ont pas de temps pour eux[3] et que 28 % des collaborateurs se sentent en burn-out.[4]

Pour résoudre cette problématique, l’une des solutions pour les PME serait de réduire le temps passé à se reconcentrer sur chaque tâche. En plus de dégager du temps de travail précieux, cela aurait pour avantage de réduire les risques d’épuisement, d’accroître la productivité et de redonner du temps personnel à chacun. Pour y parvenir, certaines habitudes peuvent être bonnes à prendre comme, par exemple, choisir intentionnellement de changer de tâche à des moments prédéfinis pour rester productifs ou encore fermer sa boîte de messagerie avant d’entamer une activité spécifique pour ne pas se laisser distraire. Mais les technologies utilisées jouent un rôle tout aussi fondamental, comme nous allons le voir dans les paragraphes suivants.

E-mails qui détournent de la tâche en cours, difficultés de connexion à une visioconférence, PC qui rame avant de démarrer une réunion ou un travail important… de nos jours, les technologies sont plutôt sources de distractions dans notre quotidien professionnel.

D’ailleurs, les problèmes techniques (temps de chargement interminables, systèmes obsolètes, pannes d’appareils, etc.) sont cités comme la principale cause de déconcentration par 38 % des sondés d’une récente enquête RescueTime. Et, bien entendu, tous ces problèmes s’ajoutent à la to-do-list de chaque salarié contraint de décrocher son téléphone pour contacter le support technique.[5]Le simple fait d’opter pour des appareils innovants et à jour tels que le ThinkBook Plus pourrait donc contribuer à réduire les distractions et les commutations de tâches incessantes au sein de votre entreprise.

Choisir le bon support technique peut également vous aider à redevenir maître de votre temps. Assuré par des professionnels hautement qualifiés qui connaissent votre entreprise et vos équipements, Lenovo Premier Support vous permet de passer moins de temps au téléphone et plus d’heures à créer de la valeur.

Les fonctionnalités propres aux technologies adoptées peuvent aussi réduire le nombre d’heures perdues chaque jour. Le ThinkBook Plus, par exemple, propose un écran e-ink sur le capot qui filtre les notifications pour ne garder que les plus essentielles. Il peut servir à prendre des notes rapides, instantanément dactylographiées, et permet de consulter et d’annoter un document sans avoir d’autres applications ou fenêtres ouvertes. Il dispose également de touches dédiées pour gérer les appels vidéo : plus besoin de retrouver la bonne fenêtre pour répondre à un appel Skype ou Microsoft Teams.

La puissance est également un facteur important à prendre en compte : celle de la batterie, pour éviter d’avoir à trouver un chargeur en urgence, mais aussi celle du traitement, qui permet d’exécuter plusieurs tâches sans ralentir ou bloquer l’équipement.

L’idée de renouveler son parc d’appareils et logiciels existants n’est sans doute pas une perspective réjouissante, sans parler du coût à l’heure où l’Europe n’en est qu’aux prémices du déconfinement. Pourtant, si vous tenez compte des heures de productivité récupérées, vous verrez que votre investissement sera vite rentabilisé.

Consultez notre page dédiée pour découvrir comment Lenovo aide les entreprises à bien gérer leur temps.

 

[2]Source – Exemple : Bergman, P. (20 mai 2010), How (and why) to stop multitasking, Harvard Business Review, Joshua Rubinstein, Jeffrey Evans et David Meyer, 2001