meeting madness
 

Liberati dal caos delle riunioni con una collaborazione ibrida migliore

L'abbiamo fatto tutti: continuare a sfiorare lo schermo dello smartphone cercando di concentrarci, di capire una voce disturbata o una condivisione dello schermo con immagini sovrapposte. In effetti, ogni mese avvengono online centinaia di milioni di riunioni su piattaforme per videoconferenze, ma per ognuna di queste riunioni, il 47% dei partecipanti afferma di non parlare affatto. 1.

 
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Se pensi che riunioni inefficaci e partecipanti poco coinvolti non siano una novità, hai ragione.

Infatti, Zoom, Teams e Google Meet hanno cambiato lo stile delle nostre riunioni, e oggi ci sono sfide tecniche che possono rendere complicate queste sessioni, ma il funzionamento delle riunioni in sé non è cambiato di molto.

Non ancora.

 

È arrivato il momento di mettere fine al caos delle riunioni.

Le perdite di tempo dovute alle riunioni sono antiche quanto il mondo aziendale. E per molte aziende le piattaforme per le riunioni digitali sono solo un male necessario: un'alternativa alle conversazioni di persona, quando la distanza (e in seguito l'emergenza COVID-19) le ha rese l'unica opzione praticabile.

Le aziende che considerano le piattaforme di comunicazione unificata come l'alternativa per gli incontri uno a uno, rischiano di perdere l'occasione di dare vita a un grande cambiamento culturale e tecnologico basato sulle riunioni, che non solo può risolvere i motivi di stress delle videoconferenze, ma anche uniformare le opportunità per tutti. Si tratta di fare in modo che anche i talenti più introversi possano esprimere le proprie idee più liberamente e che persone nella sede centrale, negli uffici satellite e a casa possano contribuire allo stesso modo.

 

Rendiamo le riunioni personali.

Il vecchio simbolo delle riunioni? Un tavolo gigantesco e intimidatorio. Oggi il simbolo è molto diverso: un singolo volto, incorniciato dallo schermo di un notebook, di un dispositivo mobile o di una sala riunioni rappresenta l'ambiente di lavoro moderno.

È ora di riconcentrarci, guardando alle riunioni non come un approccio obbligato uguale per tutti, ma come un'esperienza personalizzata. Dobbiamo creare un framework di tecnologie attorno a ogni persona e alle sue esigenze, in grado di seguirla ovunque si trovi, e aiutarla a contribuire alle sue condizioni, qualunque sia il modo in cui vuole lavorare.

Che fare per rendere tutto questo davvero possibile?

 

È qui che entra in gioco l'intelligenza artificiale.

La buona notizia è che le cose stanno già cambiando. Molte piattaforme di videoconferenza stanno introducendo nuove funzionalità per favorire la concentrazione dei dipendenti da remoto.

L'intelligenza artificiale è in grado di "leggere l'ambiente", identificando il tipo di riunione a cui partecipi e adattando su misura la visione per attirare il tuo sguardo verso gli elementi più pertinenti. Inoltre, puoi usare più funzionalità manuali come quella che permette di porre in evidenza un partecipante rispetto agli altri, in modo che chiunque possa esprimere le proprie idee.

Per ottenere il massimo da queste funzionalità e colmare il divario tra casa e ufficio, scegli smart device e kit per sale riunioni progettati appositamente per la piattaforma che usi.

 

Addio ai motivi di stress con Zoom.

Una tecnologia smarter può aiutarti a eliminare lo stress mentale e la fatica causati da infinite riunioni online.

I ricercatori hanno scoperto che le videoconferenze sono altamente logoranti, perché impongono un eccessivo contatto visivo ravvicinato, una mobilità ridotta e la difficoltà di leggere i segnali non verbali.1

Per risolvere questo problema, le nuove webcam basate sull'intelligenza artificiale come Lenovo ThinkSmart Cam, a casa e in ufficio, possono replicare il naturale movimento degli occhi, mettendo a fuoco la persona che parla in un grande ambiente e offrendo una visione con risoluzione molto più elevata dei partecipanti a casa, perché chiunque possa leggere il linguaggio del corpo. Inoltre, grazie al riconoscimento della lavagna e al monitoraggio dei relatori, i partecipanti alle riunioni possono spostarsi, confrontarsi tra loro e preparare un caffè senza perdere neanche un dettaglio.

 

La tecnologia da sola non basta.

Sì, gli strumenti giusti sono essenziali, per dare voce ai partecipanti più silenziosi con soundbar smart o per semplificare le conferenze di chi lavora da remoto con nuovi accessori. Ma che cosa succede se le persone non sanno quale funzionalità di intelligenza artificiale usare o i team IT hanno difficoltà a evitare le interruzioni?

Sempre più spesso, le migliori aziende sviluppano le competenze più adeguate e implementano best practice prima dei loro competitor con soluzioni CaaS (Collaboration-as-a-Service). In questo modo, possono affidarsi a esperti come Lenovo per la valutazione delle proprie esigenze, la distribuzione della migliore tecnologia, la formazione delle persone, la manutenzione dei sistemi e l'intervento in loco. Che tu scelga o meno questa strada, dovrai alleggerire il carico dei team IT con software in grado di semplificare la gestione di tutta la collaborazione da remoto e in ufficio in modo centralizzato.

E se i tuoi manager promuovono ancora gli incontri di persona?

In questo caso è essenziale definire il giusto tono culturale per il lavoro ibrido, con politiche assolutamente inclusive. Esplora i suggerimenti su come farlo nel nostro elenco di controllo per l'equità durante le riunioni.

 

Riuscirai a far funzionare il lavoro flessibile?

Scopri come fornire tutto il necessario al tuo reparto IT, che cosa vogliono i tuoi utenti e come uniformare e semplificare l'infrastruttura, incrementando la produttività dei tuoi dipendenti. Esplora le risorse per il lavoro aziendale flessibile qui.

 

1 Citato in: Ramachandran, Vignesh, "Stanford researchers identify four cases of ‘Zoom fatigue' and their simple fixes", Stanford News, febbraio 2021