Where does the time go? How to find extra hours in the day with technology
 

Dove finisce il nostro tempo? Come recuperare ore extra ogni giorno grazie alla tecnologia

È successo a tutti: alziamo lo sguardo dalla scrivania e improvvisamente è passata mezza giornata e ci sembra di non avere concluso nulla. Nonostante i progressi della tecnologia, la vita lavorativa moderna spesso rende sorprendentemente difficile portare a termine le cose, soprattutto per le piccole e medie imprese (PMI). Perché? Naturalmente, la vita in ufficio è piena di piccole distrazioni, dalle pause alla macchinetta del caffè agli scambi con i colleghi, ma la sensazione di non aver fatto quanto sperato non è sparita neanche ora che tutti ci siamo adattati a lavorare da casa. A quanto pare, la causa ha a che fare con il modo in cui affrontiamo il nostro elenco di attività da completare ogni giorno e come passiamo da una all'altra.

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Strumenti progettati per incrementare la nostra produttività fanno sì che spesso ci vengano assegnate più attività e naturalmente la maggior parte dei dipendenti delle piccole imprese ha diverse mansioni, tutte con elenchi separati di attività da completare. A causa di questi fattori, per la maggior parte di noi il multitasking è essenziale se vogliamo finire tutto in tempo.

Tuttavia, l'inclinazione al multitasking può essere controproducente. Uno studio recente ha dimostrato che in media impieghiamo 23 minuti per passare da un'attività all'altra, tempo durante il quale spesso veniamo assorbiti da altri due o più lavori sopraggiunti nel frattempo.[1] In pratica, i dati indicano che i lavoratori possono perdere più di due ore al giorno solo per passare da un'attività all'altra.[2] Ecco da dove proviene quella sensazione di avere sprecato l'intera mattinata.

Il problema, ovviamente, è che questo livello di distrazione causato dal passaggio tra attività significa dover lavorare più duramente e a lungo per completarle tutte. Altri studi hanno rivelato che il 51% dei proprietari di piccole imprese non ha tempo da dedicare a se stesso[3] e che il 28% dei lavoratori si sente spesso esausto al lavoro.[4]

Per risolvere questo problema, a quanto pare, le PMI devono cercare di ridurre il tempo necessario per riconcentrarsi sulle attività. In questo modo, riavremo indietro più tempo ogni giorno per svolgere le nostre attività e questo a sua volta dovrebbe attenuare la sensazione di esaurimento, aumentare la produttività e assicurare alle persone più tempo per concentrarsi su sé stesse. Esistono alcuni accorgimenti comportamentali che ognuno può provare da solo, ad esempio scegliere di passare tra attività a orari prestabiliti per restare produttivi o chiudere il client della posta durante un lavoro per ridurre i rischi di distrazione. In questo post, tuttavia, ci concentreremo su come la tecnologia più adatta possa aiutare le PMI a recuperare più tempo ogni giorno.

La verità è che attualmente la tecnologia introduce o aumenta le distrazioni sul lavoro. Le notifiche email che distolgono dall'attività in corso, le difficoltà nel provare a partecipare a una videoconferenza, la frustrazione di un PC lento a caricare il necessario per iniziare una riunione o un lavoro importante: tutti questi problemi sono familiari per la maggior parte di noi.

In effetti, i problemi tecnologici, tra cui tempi di caricamento prolungati, sistemi non aggiornati o arresti anomali dei dispositivi, sono tra i principali fattori di distrazione per il 38% degli intervistati di un recente sondaggio di RescueTime e, naturalmente, si aggiungono all'elenco di attività da svolgere di ciascuno, mentre i dipendenti sono impegnati al telefono con l'assistenza tecnica.[5] Il semplice aggiornamento a dispositivi moderni come ThinkBook Plus può avere un impatto reale nel ridurre le distrazioni e il passaggio tra attività in azienda.

Anche un'analisi del servizio di assistenza tecnica può aiutare a recuperare più tempo ogni giorno. Un servizio di supporto come Lenovo Premier Support, a cura di professionisti altamente qualificati che hanno familiarità con la tua azienda e i tuoi dispositivi, ti permetterà di passare meno tempo al telefono per dedicarlo ad attività più produttive.

Anche le singole caratteristiche delle tecnologie possono essere causa di distrazioni e relative perdite di tempo quotidiane. ThinkBook Plus, ad esempio, è dotato di uno schermo e-ink sul coperchio che filtra tutte le notifiche tranne quelle più importanti, permette di prendere rapidi appunti che vengono convertiti istantaneamente in testo e può essere usato per esaminare e annotare contenuti senza la distrazione di altre app e finestre. È dotato di tasti dedicati per la gestione delle videochiamate, per non dover cercare la finestra giusta per rispondere a una chiamata di Skype o Microsoft Teams in arrivo.

Anche la potenza è un aspetto importante da considerare, sia per quanto riguarda l'alimentazione della batteria, per evitare le preoccupazioni legate alla disponibilità di un caricabatterie, sia la potenza di elaborazione, per gestire più attività senza interruzioni o tempi di caricamento prolungati.

La prospettiva di aggiornare i dispositivi e il software esistenti può spaventare e può sembrare costosa in modo proibitivo ora che l'Europa sta lentamente riemergendo dal lockdown. Ma se consideriamo il costo del lavoro manuale che potremmo recuperare permettendo ai dipendenti di ridurre il tempo perso in distrazioni e nel passaggio tra attività, l'investimento può ripagare presto se stesso.

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[2] Fonte: Ad esempio: Bergman, P. (20 maggio 2010). How (and why) to stop multitasking. Harvard Business Review, Joshua Rubinstein, Jeffrey Evans e David Meyer, 2001