Smart teknik för mer produktiva möten
 

Smart teknik för mer produktiva möten

Danmarks ledande försäkringsbolag Topdanmark använder ThinkSmart Hub 500, Lenovos smarta all-in-one konferans-lösning för Skype for Business och Microsoft Teams Room System, för att förenkla och effektivisera sina möten.

Ett simpel sätt att komma igång med virutella möten är viktigare än någonsin tidigare för att det moderna teamet ska kunna fungera som tänkt. Mötesdeltagarna behöver inte längre befinna sig i samma rum för att träffas och samarbeta. Det moderna mötesrummet innebär att det går att prata med kolleger, partners och kunder som är utspridda olika kontor och platser, till och med i olika tidszoner på ett effektiv sätt.

För att mötesrummen ska bli mer effektiva behöver de vara utrustade med de rätta tekniklösningarna. Topdanmark övergick nyligen till Lenovos mötesrumslösning ThinkSmart Hub 500 som ett led i sin strävan efter en mer flexibel arbetsplats. Systemet har redan gett tydliga resultat när det gäller medarbetarnas produktivitet på jobbet.

En mer flexibel arbetsplats kräver planering

Det hela började med att Topdanmarks HR-team genomförde en intern undersökning bland företagets utvecklingsteam för att identifiera flaskhalsar i produktiviteten. Ett av de viktigaste fynden var ineffektiviteten i virtuella möten. Mötesrummen var utrustade med en stationär dator som användarna kunde logga in på för att kunna köra Skype for Business. Systemet fungerade, men det var tidskrävande och inte särskilt smidigt.

10–15 minuter av medarbetarnas värdefulla tid gick åt till att få tekniken att fungera innan man kunde komma igång med mötet. Man hade helt klart behov av ett effektivare och mer flexibelt system. De som var mest pådrivande för att optimera mötesrummen med en smart lösning var faktiskt IT-utvecklingsteamet.

Företaget hade lagt ett knappt år på att växla över från Lotus Notes till Microsoft Office 365 och Skype for Business. Eftersom medarbetarna nu använde Microsoft-baserade program var tiden mogen att även införa en bättre lösning för deras mötesrum. Det var i detta läge företaget hörde talas om en ny mötesrumslösning från Lenovo.

Smartare mötesrum

Topdanmark har förlitat sig på system från Lenovo i nästan 15 år. Större delen av medarbetarna använder bärbara Lenovo-datorer. Säljansvariga som ofta befinner sig på resande fot och arbetar utanför kontoret använder ThinkPad T580, medan övriga medarbetare använder ThinkPad T470. Man använder också flera stationära Lenovo datorer – bland andra Lenovo ThinkCentre M910q, både i och utanför mötesrum.

Det var under ett möte med Lenovo där man diskuterade en uppgradering av datorerna som Topdanmark introducerades för ThinkSmart Hub 500. ”Vi insåg fort att ThinkSmart Hub 500 var den enhet som passade bäst för våra mötesrumsbehov”, säger Morten Hatting, IT-datorutvecklare i teamet för IT-arkitektur och drift. ThinkSmart Hub 500 tillgodosåg alla företagets krav och förväntningar på en smart mötesrumslösning till ett pris som passade företagets budget.

Vi insåg fort att ThinkSmart Hub 500 var den enhet som passade bäst för våra mötesrumsbehov.

Morten Hatting
Morten Hatting
IT-datorutvecklare i teamet för IT-arkitektur och drift

Bättre samarbete - högre effektivitet

Företaget har hittills implementerat ThinkSmart Hub 500 i 20 mötesrum, men siffran kan öka till 50 stycken redan till jul i år. De började med fem enheter i ett projekt där man brådskande behövde kunna använda Skype for Business. Implementeringen går vanligtvis till så att man skapar en avbildning av enheten för att möjliggöra hantering på distans, men det steget hoppade man över i den här situationen. De fem enheterna användes med den fördefinierade konfigurationen.

Eftersom ett stort antal medarbetare på Topdanmark använde virtuella maskiner ville företaget konfigurera mötesrumssystemet så att personalen både skulle kunna ansluta via en bärbar dator och få åtkomst virtuellt. Detta åstadkom man genom att leda en HDMI-kabel via en switch så att medarbetarna kunde välja mellan två alternativ för snabb uppkoppling.

”Eftersom lösningen med ThinkSmart Hub 500 var så enkel att implementera och använda tog vi den helt enkelt i bruk direkt och inväntade användarnas reaktioner. Vi fick positiv feedback redan från start”, förklarar Morten.

IT-teamet på Topdanmark kontaktade Lenovo i ett första skede, men eftersom lösningen är självförklarande var behovet av support minimalt. De anställda behövde inte heller någon särskild utbildning. De får en bruksanvisning varje gång de bokar ett rum, och det verkar räcka. Faktum är att alla medarbetare på Topdanmark, från unga i milleniegenerationen till erfaren personal, tyckte att det gick enkelt och smidigt att vänja sig vid det nya systemet.

Topdanmark använder i dag Skype for Business men är på väg att övergå till Microsoft Teams Rooms. ThinkSmart Hub 500 fungerar smidigt på båda plattformarna. Det är fortfarande för tidigt för att se faktiska siffror på effektivitetsvinsterna från övergången till ThinkSmart Hub 500, men ett bevis på framgången är att alla mötesrum med enheten nästan alltid är fullbokade under de tider då företaget samarbetar med kontoret i Manilla. Anställda som i dag använder mötesrum utan ThinkSmart Hub 500-lösningen har bett om att lösningen ska utvidgas också till dessa rum.

Topdanmark använder i dag Skype for Business men är på väg att övergå till Microsoft Teams Rooms. ThinkSmart Hub 500 fungerar smidigt på båda plattformarna. Det är fortfarande för tidigt för att se faktiska siffror på effektivitetsvinsterna från övergången till ThinkSmart Hub 500, men ett bevis på framgången är att alla mötesrum med enheten nästan alltid är fullbokade under de tider då företaget samarbetar med kontoret i Manilla. Anställda som i dag använder mötesrum utan ThinkSmart Hub 500-lösningen har bett om att lösningen ska utvidgas också till dessa rum.

Vägen framåt

Morten är nöjd med resultaten så här långt. Kvaliteten på mötena har förbättrats – de börjar i tid och såväl inkommande som utgående röstkvalitet är avsevärt bättre.

Teamet ser fram emot att införa ThinkSmart Hub 500 i fler mötesrum. I takt med att fler medarbetare använder den smartare mötestekniken kommer också samarbetet, lagarbetet och resultaten att förbättras för Topdanmark.

Click here to access PDF version

 

5 Reasons